Para los microempresarios que transitan de la informalidad a la formalidad, incorporar tecnología es esencial. No solo simplifica los procesos administrativos, sino que también ayuda a gestionar el negocio de manera eficiente, facilitando el cumplimiento de nuevas responsabilidades como facturar, pagar impuestos y gestionar costos laborales. La tecnología no es un lujo, es una necesidad que permite al microempresario competir y crecer en un entorno formal.
La importancia de medir y gestionar el negocio del microempresario
En la informalidad, muchos microempresarios limitan su actividad a comprar y vender, confiando en una libreta o incluso en su memoria para registrar ingresos y gastos. Sin embargo, al pasar al mundo formal, el escenario cambia drásticamente, pues ahora es necesario:
1.- Facturar o emitir boletas electrónicas: Este es un requisito fundamental para operar en la formalidad. Todas las ventas deben registrarse formalmente, lo que requiere una herramienta tecnológica que permita emitir documentos tributarios de manera sencilla y cumplir con las normativas del Servicio de Impuestos Internos (SII).
2.- Pagar impuestos, como el IVA: El microempresario debe calcular y declarar correctamente el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de sus ventas. Sin un registro automatizado de ingresos y egresos, esto puede volverse caótico y aumentar el riesgo de errores o multas.
3.- Incorporar costos laborales: Si el microempresario emplea trabajadores o él es el único trabajador, es obligatorio calcular y pagar(se) su(s) sueldo(s,) junto con las cotizaciones previsionales y de salud. El trabajo y los trabajadores no son voluntarios ni gratuito, y sus remuneraciones forman parte esencial de los costos del negocio. Llevar este control de manera manual es prácticamente imposible.
4.- Controlar los flujos financieros: Más allá de pagar impuestos y sueldos, el microempresario debe saber si su negocio es rentable. Esto requiere un registro detallado de ingresos, costos operativos, márgenes de utilidad y flujo de caja.
Gestionar todos estos aspectos en una libreta es inviable. Sin una herramienta tecnológica que automatice y centralice estas tareas, el riesgo de errores y pérdidas financieras aumenta considerablemente.
La tecnología: Una herramienta esencial para el microempresario formalizado
La tecnología ofrece soluciones prácticas y accesibles que ayudan al microempresario a adaptarse a las exigencias de la formalidad, garantizando un control eficiente de su negocio.
Beneficios de la Tecnología para el Microempresario
Automatización de procesos básicos: Aplicaciones permiten emitir boletas y facturas electrónicas, calcular impuestos como el IVA, y registrar ingresos y egresos automáticamente. Esto elimina el trabajo manual y reduce el margen de error.
Control integral de costos laborales: Herramientas digitales ayudan a calcular sueldos, cotizaciones y pagos asociados al personal. Además, facilitan el cumplimiento de obligaciones legales relacionadas con los trabajadores.
Cumplimiento tributario simplificado: Las plataformas tecnológicas generan reportes tributarios automáticamente, integrándose con el SII para declarar impuestos de manera sencilla y oportuna.
Análisis financiero oportunos, ideal en tiempo real: La tecnología permite visualizar el estado financiero del negocio al instante, ayudando a identificar qué productos o servicios son más rentables y dónde se generan mayores costos.
Escalabilidad: Estas herramientas pueden crecer junto con el negocio, ofreciendo funcionalidades adicionales a medida que las necesidades del microempresario evolucionan.
Más que Comprar y Vender: Gestionar para Crecer
Un microempresario formalizado no puede limitarse solo a comprar y vender. La formalidad exige una gestión más avanzada, que incluye:
Registrar y emitir comprobantes de venta: Facturar o emitir boletas electrónicas es obligatorio para documentar las operaciones.
Pagar impuestos y cotizaciones: Desde el IVA hasta los costos laborales, todo debe ser calculado y declarado correctamente.
Controlar los costos laborales: Los trabajadores forman parte del negocio, y sus remuneraciones deben estar contempladas como un gasto esencial.
Evaluar la rentabilidad: Saber cuánto dinero queda después de cubrir costos e impuestos es vital para la sostenibilidad.
Sin tecnología, manejar todas estas responsabilidades es prácticamente imposible. La libreta de apuntes no tiene la capacidad de centralizar ni automatizar estos procesos, lo que deja al microempresario en desventaja.
Un modelo de formalización con tecnología
Para los microempresarios que están dando sus primeros pasos hacia la formalidad, es fundamental contar con herramientas accesibles y capacitación adecuada.
Aplicaciones intuitivas: Soluciones diseñadas específicamente para pequeños negocios, que permitan registrar ingresos, emitir boletas electrónicas, calcular impuestos y gestionar costos laborales de manera sencilla.
Capacitación básica: Programas que enseñen a los microempresarios a utilizar estas herramientas para manejar sus negocios de manera eficiente.
Soporte técnico confiable: Un servicio debe incluir asesoría personalizada para resolver dudas específicas, especialmente durante los primeros meses de formalización.
Precios accesibles: Soluciones que combinen tecnología y asesoría, con costos entre $80.000 y $90.000 mensuales, son ideales para microempresarios que están comenzando.
La tecnología, clave para el microempresario formalizado
La transición a la formalidad no solo implica registrarse ante las autoridades, sino también aprender a gestionar un negocio bajo nuevas reglas. Facturar, pagar impuestos, calcular costos laborales y analizar la rentabilidad son tareas esenciales que requieren tecnología para ser manejadas de manera eficiente.
La tecnología no es un lujo, es una necesidad para cualquier microempresario que busque prosperar en el mundo formal. Con las herramientas adecuadas, el microempresario puede simplificar sus operaciones, cumplir con las exigencias legales y construir un negocio sostenible y exitoso.
Gestionar no es opcional; es la clave del éxito. Y con la tecnología y bien capacitado, cualquier microempresario puede lograrlo.
Autor: Jorge Valenzuela F.– Gerente General y Fundador de Transtecnia S.A.
de contabilidad, temas laborales, educación, tributarios e innovación
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