El artículo 9 del Código del Trabajo señala que cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales.
Para estos efectos, la Dirección del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización, debiendo resolver la solicitud en un plazo de 30 días.
La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia.
1.- Resolución que autoriza centralización debe incluir ubicación de lugares en que se presta servicios
La resolución que autoriza la centralización de la documentación laboral y previsional, debe incluir la ubicación de los lugares en que prestan servicios los trabajadores a quienes se refiere dicha resolución, ya sea que estos cumplan labores en locales de la subcontratista o en sucursales de la empresa principal.
2.- Documentación centralizada es posible mantenerla en copias digitalizadas
La solicitud de autorización de centralización de la documentación laboral y previsional que el artículo 9º del Código del Trabajo permite efectuar a la Dirección del Trabajo, excluidos los registros de asistencia, otorga la opción al empleador de solicitar que dicha documentación sea llevada en copias digitalizadas, sin que esto implique una condición o un requisito para poder conceder la autorización de centralización.
3.- Sistemas de generación, firma y administración de documentos laborales electrónicos
Al respecto, cabe considerar que la Dirección del Trabajo, mediante Dictamen Nº789/15 del 16 de diciembre de 2015, fijó los requisitos de operación de todo sistema de generación, firma y administración de documentos laborales electrónicos, al establecer que estos deben cumplir copulativamente:
a) Acceso vía web por parte de un fiscalizador de la Dirección del Trabajo al sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral, mediante la consulta del Rut del empleador, ya sea desde una terminal de este Servicio, o bien, mediante computadores ubicados en el domicilio del empleador.
b) Asegurar al fiscalizador un acceso irrestricto a la información almacenada, de forma permanente, sin obstáculos, y que la interconexión electrónica garantice el adecuado resguardo de la información.
c) Permitir la impresión de la documentación laboral y su certificación digital si corresponde.
d) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir.
Desde el punto de vista de los requisitos para el uso de la plataforma por parte de los trabajadores, según la doctrina institucional (Ordinario Nº4890 de 17.12.2003), se estima que:
a) Los trabajadores deben consentir expresamente que la documentación laboral sea generada, firmada y remitida electrónicamente.
b) El sistema debe enviar de forma automática, el documento generado electrónicamente al email de uso particular que el trabajador haya informado.
Fuente: Departamento de Estudios Transtecnia