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¿A quién pertenecen los datos de Contabilidad y de las Remuneraciones?
1.- Definición de contabilidad y propiedad intelectual
Contabilidad: La contabilidad es el proceso de registrar, clasificar y resumir las transacciones financieras…
La seguridad en la contabilidad y la gestión de remuneraciones es esencial para proteger la información financiera y personal de las empresas y sus empleados. Sin embargo, prácticas fraudulentas como el scraping de datos y la migración no autorizada de información por parte de proveedores de software contable y oficinas contables representan un grave riesgo. Este artículo explora cómo estas prácticas afectan a los datos y destaca la participación consentida de algunas oficinas contables en estos actos ilícitos.
1. El Problema de la migración no autorizada en Contabilidad y Remuneraciones
Proveedores de software contable y de remuneraciones, están ofreciendo procesos de migración de datos que pueden poner en problemas legales a los clientes, por varias razones:
Acceso no autorizado: La migración de datos, ya sean contables o relacionados con remuneraciones, sin el consentimiento explícito de la empresa dueña de los datos, constituye una infracción legal si no es expresamente autorizada, por tratarse de información sensible. Este acceso no controlado puede ser una forma de scraping encubierta.
Datos de remuneraciones: La información sobre sueldos, bonificaciones, deducciones y datos personales de empleados es altamente confidencial. El scraping de estos datos puede resultar en violaciones graves de privacidad y seguridad.
Falta de transparencia: La falta de claridad sobre cómo se manejan y protegen los datos durante la migración puede crear un entorno de riesgo para la seguridad de la información de las empresas contratantes de servicios de Contabilidad.
Riesgos de seguridad: Transferir datos sin medidas de seguridad adecuadas puede llevar a brechas de datos, comprometiendo la integridad tanto de la información financiera como personal.
2. Cómo evitar que las oficinas contables incurran en estos posibles ilícitos
En algunos casos, la necesidad de migrar de sistema, provoca el involucramiento en prácticas ilícitas, como el scraping, no solo de proveedores de software de la competencia, sino también, aunque sea de ,a era inadvertida, de oficinas contables. Estas son algunas formas en que estas oficinas podrían verse involucradas:
Acceso interno no autorizado: Los accesos a los sistemas de contabilidad y remuneraciones son entregados para el uso legítimo de los servicios contratados. Entregar claves de acceso para extraer información de manera no autorizada por la empresa, puede constituir un incumplimiento a los derechos de propiedad intelectual de Transtecnia, ya que se ha advertido, que la empresa proveedora de software que usa esta forma de competencia, no solo extrae datos, sino que a través de este sistema, ha copiado los sistemas digitales de Transtecnia, los que están protegidos por la ley, sistemas que han tomado años de desarrollo y cuantiosos recursos para su implementación.
Además, esta acción puede significar la obtención de datos sensibles para su propio beneficio o violando derechos de propiedad del proveedor de los servicios tecnológicos.
Colaboración con proveedores de software: En ocasiones, oficinas contables pueden colaborar con proveedores de software que realizan migraciones de datos sin el debido consentimiento de la empresa, facilitando así la extracción ilegal de información.
Negligencia en la protección de datos: La falta de atención a las prácticas adecuadas de seguridad y protección de datos por parte de las oficinas contables puede hacer que los datos sean más accesibles para actividades fraudulentas.
3. La Necesidad de Denunciar y Alertar
Para proteger la integridad de los datos contables y de remuneraciones, es crucial tomar medidas:
Denuncia de actividades Ilegales: Las empresas deben informar a las autoridades competentes sobre proveedores y oficinas contables que participen en prácticas ilícitas como la migración no autorizada de datos o el scraping. Las agencias reguladoras y de protección de datos deben ser alertadas para que se tomen acciones legales.
Alertar a otras empresas: Compartir información sobre riesgos asociados con proveedores y oficinas contables poco éticos puede ayudar a otras organizaciones a evitar problemas similares. Plataformas de reseñas y asociaciones empresariales son útiles para este propósito.
Verificación de proveedores y oficinas contables: Antes de contratar servicios, las empresas deben investigar a fondo a los proveedores de software y oficinas contables. Verificar la reputación, su trayectoria, revisar testimonios y solicitar detalles sobre cómo manejan la migración y protección de datos es esencial. Y las empresas que externalizaron su contabilidad saber quién es el proveedor de servicios tecnológicos. ¿Como se sentiría usted al saber que su contador migro sus datos contables a través de scraping y sus datos contables serán procesados y almacenados por una empresa cuyo producto es pirata.
4. Medidas de protección y buenas prácticas
Para proteger los datos y mantener la integridad del manejo de la información, las empresas deben adoptar buenas prácticas:
Evaluación de riesgos: Evaluar exhaustivamente los riesgos asociados con la migración de datos y el uso de nuevos sistemas, asegurándose de que cualquier proceso de migración esté respaldado por medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas. Asegurar que la empresa proveedora sea dueña de sus sistemas y haya empleado medios lícitos en sus acciones de competencia.
Acuerdos contractuales claros: Establecer contratos detallados con proveedores y oficinas contables que especifiquen las responsabilidades y protocolos para el manejo de datos, incluyendo cláusulas sobre protección de datos y resolución de disputas.
Seguridad de datos: Implementar medidas de seguridad robustas, como cifrado de datos, autenticación multifactor y auditorías regulares para proteger la información financiera y de remuneraciones contra accesos no autorizados y brechas de seguridad.
Conclusión
La seguridad y confianza en la contabilidad y los procesos de remuneraciones de las empresas son fundamentales para la protección de la información financiera y laboral. La migración no autorizada de datos y el scraping son amenazas serias que deben ser abordadas con urgencia. La participación de algunas oficinas contables en estos actos ilícitos es particularmente preocupante. Las empresas deben estar atentas, denunciar actividades ilegales y adoptar medidas proactivas para proteger sus datos, asegurando así la integridad y seguridad de la información contable y de remuneraciones.
Autor: Jorge Valenzuela F.– Gerente General y Fundador de Transtecnia S.A.
de contabilidad, temas laborales, educación, tributarios e innovación
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