El artículo 9 del Código del Trabajo señala que cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales.
Para estos efectos, la Dirección del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización, debiendo resolver la solicitud en un plazo de 30 días.
La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia.
La resolución que autoriza la centralización de la documentación laboral y previsional, debe incluir la ubicación de los lugares en que prestan servicios los trabajadores a quienes se refiere dicha resolución, ya sea que estos cumplan labores en locales de la subcontratista o en sucursales de la empresa principal.
La solicitud de autorización de centralización de la documentación laboral y previsional que el artículo 9º del Código del Trabajo permite efectuar a la Dirección del Trabajo, excluidos los registros de asistencia, otorga la opción al empleador de solicitar que dicha documentación sea llevada en copias digitalizadas, sin que esto implique una condición o un requisito para poder conceder la autorización de centralización.
Fuente: Departamento de Estudios Transtecnia