Tradicionalmente, los procesos contables se han ejecutado de forma manual, con anotaciones en libros físicos, hojas de cálculo o en programas informáticos instalados en el ordenador. 

Pero la tecnología ha avanzado de forma significativa y hoy existe la contabilidad digital, que es aquella que se ejecuta en software especializados alojados en la nube, con funciones de vanguardia para simplificar y automatizar flujos de trabajo. 

¿Cuál de las dos elegir para llevar la contabilidad general?

Tanto la contabilidad tradicional como la digital tienen el mismo objetivo: medir y registrar los hechos económicos, para proveer información oportuna, actualizada y fiable sobre la salud financiera del negocio. 

Sin embargo, hay características de una y otra que hacen más recomendable escoger el sistema online:  

Agilidad y errores 

La gestión manual y archivo físico de la contabilidad general tradicional se presta para la comisión de errores de cálculo e ingreso de datos.

Algo que no sucede en la contabilidad online donde tienes vouchers predefinidos para evitar digitación reiterada, los saldos de cuentas se actualizan en tiempo real y automatizas procesos importantes. 

¿Cómo cuáles? La apertura y cierre del ejercicio, la emisión de libros contables, la generación de estados financieros, conciliación bancaria y captura de información de otros sistemas (remuneraciones, facturación, etc.), entre otros.

Información accesible y oportuna

Una limitación de los sistemas tradicionales es el tiempo que transcurre entre la producción del hecho económico y su contabilización, pues depende de la agilidad y tiempo disponible del profesional dedicado a esta tarea. 

Adicionalmente, la generación manual de estados financieros también implica un proceso de cálculo y compilación de la información complejo y demorado. 

Esta limitación es superada por la automatización de la contabilidad digital.  Además, el hecho de que sea online te permite acceder a ella en cualquier momento de forma remota. 

Solo necesitas un dispositivo con conexión a Internet, lo cual supera las limitaciones de accesibilidad derivados de la naturaleza física de los sistemas contables tradicionales.

Simplificación de procesos fiscales

Una ventaja de la contabilidad online está dada por las características mencionadas líneas atrás. 

Por otro lado, el sistema permite configurar la gestión en función de sistemas tributarios determinados y generar automáticamente documentos fiscales importantes, como las Declaraciones Juradas 1879, 1847 y 1947, el resumen de IVA consolidado y los certificados de Honorarios y renta imponible a tributar. 

Gestión del tiempo y ahorro de costos 

La automatización y simplificación de procesos permite mantener la contabilidad al día y ordenada con una significativa disminución del tiempo de trabajo que el implican los sistemas tradicionales. 

De hecho, cifras recopiladas por Finances Online, señalan que el 56% de los contadores incrementaron su productividad gracias a la tecnología contable.

Esta característica tiene una ventaja adicional: libera cargas de trabajo para que profesionales y empresarios tengan tiempo para dedicarse a tareas más estratégicas, como proyecciones financieras, exploración de nichos de mercado, estudios de impacto y análisis de configuración patrimonial. 

La seguridad de la información contable

El archivo físico de la contabilidad tradicional es vulnerable a la pérdida, robo, deterioro e incluso siniestros como una inundación. Algo muy grave si se considera el valor crítico de la información contable. 

Los sistemas de contabilidad en la nube son fáciles de respaldar y la información siempre es almacenada en servidores bajo estrictos protocolos de ciberseguridad. 

En conclusión, la confrontación entre los dos tipos de contabilidad es ganada por la digital. Sin embargo, es importante elegir una solución de primer nivel, como el software contable de Transtecnia. 

Este sistema opera 100% en la nube, ofrece actualizaciones automáticas y simplifica la totalidad de los flujos de trabajo asociados a esta área empresarial. 

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