En el artículo anterior planteábamos una pregunta: ¿para qué y para quién hacemos la contabilidad? Ahora quisiera avanzar un paso más y formular otra pregunta que puede resultar incluso más reflexiva: ¿son suficientes el Balance y el Estado de Resultados para comprender un negocio?

Durante décadas hemos considerado estos estados como una de las principales culminaciones del proceso contable. Y tienen enorme valor. Nos muestran activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y resultados; nos permiten comparar períodos y conocer la situación financiera y económica de una organización.

Pero quien administra una empresa necesita responder preguntas que van bastante más allá: ¿por qué aumentó el margen?, ¿qué clientes son realmente rentables?, ¿qué producto está destruyendo valor?, ¿en qué segmento estamos creciendo?, ¿qué sucursal explica la desviación?, ¿qué ocurrió con nuestra caja?, ¿qué operación originó determinado resultado?

¿Puede responder todo eso el Balance? Probablemente no por sí solo. Y quizás el problema no esté en el Balance. Quizás esté mucho antes.

¿Qué quedó del hecho económico cuando llegó a la contabilidad?

Pensemos en una venta. Para el negocio, esa venta puede contener una enorme cantidad de información: cliente, vendedor, producto, cantidad, precio, descuento, canal, sucursal, centro de negocio, condición comercial, fecha, factura, plazo de pago, costo, margen, cobranza y finalmente el ingreso efectivo del dinero. Eso es el hecho económico.

Pero cuando esa operación llega a la contabilidad puede terminar resumida simplemente como: Clientes contra Ventas. Contablemente puede ser absolutamente correcto, pero desde el punto de vista de gestión hemos perdido buena parte de la historia.

Y aquí aparece una pregunta fundamental: ¿contienen nuestros registros contables suficiente información sobre los hechos económicos que pretenden representar?

Del hecho económico al asiento… ¿cuánta información perdemos en el camino?

La contabilidad tradicional necesitaba resumir. No era un defecto, era una necesidad. En un mundo de papel, digitación y procesamiento manual era impensable pretender conservar y relacionar todas las dimensiones de cada operación. Había que clasificar, agrupar, centralizar, resumir.

El asiento contable era una extraordinaria solución para representar económicamente miles de operaciones. Pero nuevamente aparece el cambio de época. En el mundo digital ya no tenemos necesariamente esa restricción; si el hecho económico nace digitalmente, podemos conservar muchas de sus dimensiones y relacionarlas con su expresión contable.

No necesitamos elegir entre el detalle operacional y la síntesis contable; podemos tener ambos.

El Balance es una síntesis, no la historia completa

Quizás aquí hemos cometido un error conceptual. Le hemos pedido al Balance que responda preguntas para las cuales nunca fue diseñado.

El Balance y el Estado de Resultados cumplen extraordinariamente bien su función de síntesis financiera. Pero gestionar requiere contexto; necesitamos poder pasar desde una cifra agregada hasta los hechos económicos que la explican.

Imaginemos que el Estado de Resultados informa: Ventas: $1.000 millones. Para efectos financieros esa cifra puede ser suficiente. Para gestionar, inmediatamente comienzan las preguntas: ¿de qué clientes?, ¿de qué productos?, ¿con qué margen?, ¿en qué regiones?, ¿a través de qué canales?, ¿con qué vendedores?, ¿cuánto se ha cobrado?, ¿cuánto permanece pendiente?, ¿cuánto se encuentra vencido?, ¿cuál fue el costo asociado?, ¿cuáles ventas fueron extraordinarias y cuáles recurrentes?

Entonces comprendemos algo importante: el número nos informa, el contexto nos permite comprender.

Una mesa digital que puede estar coja

Hoy hablamos entusiastamente de Business Intelligence, dashboards, analítica e Inteligencia Artificial. Queremos sistemas capaces de interpretar nuestros negocios. Pero existe una pregunta previa: ¿qué calidad y profundidad tienen los datos sobre los cuales estamos construyendo esa inteligencia?

Podemos tener una extraordinaria plataforma de BI, podemos construir atractivos dashboards, podemos incorporar Inteligencia Artificial. Pero si en el origen tenemos registros contables pobres, centralizados, aislados o desconectados del hecho económico que los generó, nuestra mesa digital estará coja.

Queremos obtener conocimiento sofisticado desde información empobrecida en su origen. Y ninguna herramienta de inteligencia puede reconstruir confiablemente aquello que nunca registramos o relacionamos.

El problema puede estar en el origen contable

Durante años hemos agregado soluciones alrededor de la contabilidad: facturación, remuneraciones, bancos, POS, inventarios, tesorería, Business Intelligence, ahora Inteligencia Artificial.

Pero muchas veces cada sistema conserva su propia versión de la operación. Posteriormente integramos, importamos, exportamos, conciliamos o centralizamos información.

Quizás necesitamos invertir esa lógica. En lugar de preguntarnos solamente “¿cómo llevamos esta información a Contabilidad?”, deberíamos comenzar a preguntar: “¿cómo preservamos digitalmente el hecho económico completo y su relación con la contabilidad?” La diferencia es enorme.