Durante años aceptamos una idea peligrosa: que la contabilidad funcionaba porque confiábamos en el contador, confiábamos en que el mes estaba contabilizado, confiábamos en que los documentos estaban registrados, confiábamos en que las conciliaciones estaban hechas, confiábamos en que los ajustes fueron incorporados, confiábamos en el balance presentado era el correcto, confiábamos en que el proceso estaba cerrado; pero hay una pregunta que rara vez se hace con suficiente fuerza:

¿Quién es el responsable?

No quién preparó el informe, no quién descargó el balance desde el sistema, no quién envió el archivo por correo, no quién explicó los números en una reunión; la pregunta es más profunda: ¿Quién se hace formalmente responsable de que el proceso contable fue realizado, revisado, completado y cerrado?

Esa pregunta revela una de las mayores precariedades de la gestión empresarial actual: en muchos casos, la contabilidad se presenta como información terminada, pero no existe una declaración formal, explícita y verificable de responsabilidad profesional sobre el trabajo realizado y cuando hablamos de procesos críticos, la confianza ya no basta.

La pérdida del concepto de accountability.

Hay una palabra que expresa muy bien este problema: accountability, no significa solamente responsabilidad. Tampoco equivale a “buena fe” o “confianza profesional”, Accountability significa hacerse responsable del resultado de un trabajo, responder por él y dejar constancia formal de esa responsabilidad; en contabilidad, accountability debería significar que un profesional declara: “Este proceso contable fue ejecutado, revisado, completado y cerrado bajo mi responsabilidad.”, ese acto es fundamental.

Porque la contabilidad no es un informe cualquiera. Es la base sobre la cual una empresa toma decisiones económicas, financieras, tributarias, laborales y patrimoniales, sobre esa información se decide si se invierte, si se reparte utilidad, si se pide financiamiento, si se contrata personal, si se reducen costos, si se abre una nueva unidad de negocio o si se enfrenta una crisis; por eso, la pregunta por el responsable no es un detalle administrativo es una pregunta de gobierno empresarial.

Antes había una señal de responsabilidad.

Antiguamente, no cualquier contador podía firmar un balance, para hacerlo, debía estar inscrito y autorizado, existía una formalidad profesional, existía un timbre, existía una señal visible de que alguien respondía por la información presentada, ese timbre no era solo tinta sobre papel; representaba algo más profundo: autoridad profesional, responsabilidad sobre el trabajo realizado y reconocimiento de que la información contable requería una formalidad especial.

Hoy, en muchas empresas, esa práctica desapareció o se debilitó profundamente, se presentan balances, estados de resultado, reportes contables e informes mensuales, pero muchas veces nadie los firma realmente, nadie declara que el período está cerrado, nadie certifica que las observaciones fueron corregidas, nadie asume formalmente que la información presentada es la versión definitiva y entonces ocurre algo grave: la contabilidad pierde autoridad.

El balance sin responsable.

Un balance no debería ser simplemente un archivo no debería ser un PDF, no debería ser una planilla, no debería ser una exportación del sistema, no debería ser un informe enviado por correo sin estado formal; un balance debería ser la expresión final de un proceso contable cerrado.

Debería decir claramente: este período fue procesado; las operaciones fueron registradas; las cuentas fueron revisadas; los ajustes fueron incorporados; las observaciones fueron resueltas; el proceso fue finalizado; esta es la versión oficial y existe un responsable profesional que responde por ello; sin esa declaración, el balance queda en una zona ambigua.

Puede parecer terminado, pero no sabemos si lo está, puede parecer correcto, pero no sabemos si fue revisado, puede parecer final, pero no sabemos si todavía será modificado, puede parecer confiable, pero no sabemos quién responde por su calidad, esa ambigüedad es peligrosa, porque una empresa no debería tomar decisiones críticas sobre información que nadie ha declarado formalmente como completa, revisada y cerrada.

La escena habitual: “después lo corregimos”.

En muchas empresas ocurre una situación conocida, el contador presenta el balance al directorio, a la gerencia o a los socios, se revisan los números, aparecen observaciones, algunas cuentas no se entienden, hay gastos mal clasificados, diferencias pendientes, conciliaciones incompletas, provisiones ausentes o movimientos que requieren explicación, entonces aparece una frase tranquilizadora: “No se preocupe, haremos los ajustes.”

Pero esa frase abre un problema mayor: ¿Se hicieron realmente los ajustes?, ¿Quién los hizo?, ¿Cuándo se hicieron?, ¿Quién revisó que estuvieran correctos?, ¿Se emitió una nueva versión del balance?, ¿Se informó al directorio?, ¿Se cerró nuevamente el período?, ¿Alguien firmó la versión corregida?, ¿Quién responde por la información final?

Muchas veces, esas preguntas no tienen respuesta clara y así, lo que debería ser un proceso formal se transforma en una secuencia informal de correcciones, versiones, ajustes y confianza; ese es el problema, no sabemos si estamos frente a un balance final o frente a un balance en tránsito.

La confianza es necesaria, pero insuficiente.

La confianza en el contador es importante, nadie puede negar eso; toda relación profesional se basa en cierto grado de confianza, el empresario necesita confiar en su contador, tal como confía en su abogado, su médico, su gerente financiero o su equipo ejecutivo, pero hay una diferencia fundamental: En los procesos críticos, la confianza no puede reemplazar la responsabilidad formal.

Una empresa no puede administrar sus remuneraciones solo porque confía, no puede pagar impuestos solo porque confía, no puede endeudarse solo porque confía, no puede presentar información a bancos, socios o inversionistas solo porque confía, no puede decidir su futuro económico solo porque confía; la confianza debe existir, pero debe estar respaldada por responsabilidad y esa responsabilidad debe expresarse en una firma, en un cierre, en una declaración profesional y en un estado formal del proceso contable.