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31.03.2023

Conoce las partes fundamentales de una factura electrónica

Conoce las partes fundamentales de una factura electrónica

Si estás iniciando un negocio, es importante entender cuáles son las partes de una factura electrónica. Esto se debe a que, para cumplir con la Ley 20.727, todas las empresas deben operar bajo el sistema de facturación electrónica; de lo contrario, podrías estar incurriendo en una falta grave que puede conllevar sanciones legales y desventajas comerciales.

Dicho esto, en el presente artículo verás cuáles son los datos que no pueden faltar al momento de elaborar una factura digital.  

¿Qué es una factura electrónica?

Ahora bien, antes de pasar a exponer los datos obligatorios en una factura electrónica, es preciso aclarar cualquier posible duda sobre lo que constituyen estos documentos.

Al respecto, el Servicio de Impuestos Internos (SII) define una factura electrónica como un tipo de documento digital que sustituye a las tradicionales facturas en papel en las transacciones comerciales entre contribuyentes.

Como facturador electrónico, puedes emitir y recibir diferentes Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), incluyendo: notas de crédito, notas de débito y notas de expedición.

¿Cuáles son los datos obligatorios en una factura electrónica?

A continuación, encontrarás una lista de los datos que toda factura en formato electrónico debe tener para ser válida: 

Fecha de emisión

Es importante que la fecha de una factura refleje el día, el mes y el año en que se emitió el documento.

Esta información puede utilizarse para contabilizarla o validar garantías, o para saber cuándo se hacen ventas a crédito.

Datos de quien hace la compra

En este punto, se deben especificar todos los datos del contribuyente que hace la compra. Esto, con el propósito de que el receptor de los bienes pueda hacer uso del crédito fiscal correspondiente a esta transacción.
La información que se debe anexar en la factura incluye: 
 
  • Nombre o razón social.
  • Dirección.
  • RUT.
  • Número de teléfono.
  • Giro.

Datos del emisor

Para identificar cada factura como un documento individual y gestionar correctamente el cobro de impuestos, es fundamental registrar la información del emisor. En este caso, debes incluir:

  • Nombre o razón social.
  • Dirección.
  • RUT.
  • Sucursales.
  • Contacto.
  • Giro.

Condiciones de venta

Para evitar conflictos y garantizar la exactitud, la factura debe incluir el método de pago acordado y si se trata de una venta a crédito, un cheque, dinero en efectivo o una entrega de la empresa. Lo anterior ayuda a prevenir errores que podrían requerir anulaciones de factura.

Descripción de la venta

En esta sección, debes incluir el artículo en venta y su precio, así como:

  • Las especificaciones de los impuestos, que deben estar en una sección separada. Esto es para evitar confusiones entre los clientes y errores costosos para usted.
  • El importe total de la operación debe calcularse tras sumar todas las cantidades y precios.
  • Los descuentos o cargos adicionales.

Firma digital

También conocida como timbre electrónico, es un código que se genera de forma automática en el portal del SII cada vez que emites una factura.

Este código sirve para validar que las transacciones en cuestión son legales, por lo tanto, ninguna factura es válida sin su timbre correspondiente.

Resolución

Finalmente, después del timbre electrónico, es importante que el receptor de la factura pueda verificar su validez en el sitio web del SII. Para ello, cada factura se acompaña de una resolución que permite comprobar su emisión.

Ahora sabes qué es una factura electrónica y los datos que no pueden faltar para garantizar su validez. Si quieres simplificar el proceso de emisión de facturas en tu empresa, te invitamos a conocer las funciones de ConFinanzas, de Transtecnia, la plataforma digital que te permite acceder a toda tu información contable y financiera para la toma de decisiones con una visualización única de toda la información para impulsar la productividad de las empresas exitosas.


Fuente: Departamento de Estudios Transtecnia

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