Bitácora Técnica

06.08.2022

Dirección del Trabajo fija criterios de aplicación de normativa sobre documentos laborales electrónicos

Dirección del Trabajo fija criterios de aplicación de normativa sobre documentos laborales electrónicos

Por medio del Dictamen N°1315/26 del 4 de agosto 2022 la Dirección del Trabajo estableció los criterios de aplicación de normativa sobre documentos laborales electrónicos.

1.- Documentos laborales que pueden ser suscritos de manera electrónica

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 177 del Código del Trabajo, el finiquito, la renuncia y el mutuo acuerdo deberán constar por escrito y podrán ser otorgados de manera presencial como de manera electrónica. En este sentido, resulta relevante indicar que, si bien el Código del Trabajo no define expresamente el finiquito, esta Dirección lo ha definido como aquel «acto jurídico bilateral por medio del cual las partes dan constancia de la terminación del contrato de trabajo y de las condiciones en que ella se produce, así como de los haberes adeudados y solucionados entre ambas. Al celebrar este acto jurídico puede haber o no pago de prestaciones pecuniarias adeudadas de las partes». (Dictámenes Nº2390/101 de 08.06.2004 y Nº3594/095 de 07.08.2017)

Por su parte, el artículo 159 Nº 2 del Código del Trabajo prescribe que, el contrato de trabajo terminará, entre otros, por la «renuncia del trabajador, dando aviso a su empleador con treinta días de anticipación, a lo menos». Por consiguiente, la renuncia es aquel acto jurídico unilateral mediante el cual el trabajador, voluntariamente, comunica al empleador su decisión de dar término al contrato de trabajo. Cabe agregar que dicha facultad conferida al trabajador deriva de la libertad de trabajo y su protección, consagrados en el artículo 19 Nº16 de nuestra Constitución Política. (Dictamen Nº7092/350 de 21.11.1997).

Finalmente, el mutuo acuerdo, para los efectos dispuestos en el artículo 159 Nº1 del Código del Trabajo, es aquel acto jurídico bilateral mediante el cual, las partes de un contrato individual de trabajo, de manera libre y espontánea, deciden darle término.

Establecido lo anterior y en virtud de lo dispuesto en el inciso 1º del artículo 177 del Código del Trabajo, dichos actos jurídicos, para ser invocados por el empleador deben cumplir con los siguientes requisitos:

a) Constar por escrito y

b) Firmarse por el interesado y por el presidente del sindicato o el delegado sindical respectivo o ratificarse por el trabajador ante el inspector del trabajo o ante un notario público de la localidad, el oficial del registro civil de la respectiva comuna o sección de comuna o el secretario municipal correspondiente.

No obstante lo anterior, en atención a las modificaciones introducidas por la Ley Nº21.361, según lo dispuesto por el nuevo inciso 3º del artículo 177 del Código del Trabajo, se considerará como ratificado ante el inspector del trabajo el finiquito que sea otorgado por el empleador en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo, que cumpla la normativa legal correspondiente y sea firmado electrónicamente en el mismo sitio.

Por consiguiente, en concordancia con lo dispuesto en el inciso 13º del precitado artículo 177, aquel finiquito posee mérito ejecutivo respecto de las obligaciones pendientes que se hubieren consignado en él.

Igualmente, se considerará como ratificada la renuncia y el mutuo acuerdo firmados electrónicamente por el trabajador en el sitio electrónico de este Servicio.

Por tanto, es preciso aclarar que, en virtud de una ficción legal y para los efectos del cumplimiento de los requisitos del inciso 1º del artículo 177 del Código del Trabajo, los precitados documentos laborales electrónicos, que sean otorgados y firmados mediante el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo, se entenderán como ratificados ante un inspector del trabajo.

2.- Comunicación del empleador al trabajador sobre la forma de otorgamiento y pago del finiquito

En virtud de las modificaciones introducidas al Código del Trabajo por la Ley Nº21.361, el empleador se encuentra obligado a comunicar al trabajador la forma, presencial o electrónica, en qué otorgará y pagará el correspondiente finiquito.

Respecto de la oportunidad y forma de efectuar dicha comunicación, aquella comunicación debe realizarse en el mismo aviso de término de contrato, es decir, en la misma oportunidad y con las mismas formalidades establecidas en los incisos 1º, 2º, 3º y 4º del artículo 162 del Código del Trabajo.

Respecto de las formalidades, si el contrato de trabajo termina de acuerdo con los números 4, 5 ó 6 del artículo 159 del Código del Trabajo, o si el empleador le pusiere término por aplicación de una o más de las causales señaladas en el artículo 160 del mismo cuerpo legal, deberá comunicarlo por escrito al trabajador, personalmente o por carta certificada enviada al domicilio señalado en el contrato.

En cuanto al plazo, la regla general será dentro de los 3 días hábiles siguientes al de la separación del trabajador. Sin embargo, si la causal invocada es caso fortuito o fuerza mayor (artículo 159 Nº6 del Código del Trabajo), el plazo para efectuar la comunicación es de 6 días hábiles contados desde la misma fecha referida previamente. Por su parte, en el caso de la aplicación de la causal contenida en el inciso 1º del artículo 161 del Código del Trabajo, la mencionada comunicación deberá efectuarse en la carta de aviso de término de contrato, ya sea que se realice con los 30 días de anticipación o sin ellos.

En relación con el contenido de la comunicación, la forma de otorgar y pagar el finiquito, el inciso 8º del antes citado artículo 162, exige que se informe al trabajador lo siguiente:

a) La modalidad en que otorgará y pagará el finiquito (presencial o electrónica)

b) En el caso de informar que la modalidad será electrónica, deberá indicar expresamente al trabajador que es voluntario para él aceptarlo, firmar y recibir el pago de esta manera y que siempre podrá optar por la vía presencial, ante un ministro de fe.

c) Que podrá formular reserva de derechos al momento de suscribir el finiquito, por cualquiera de las modalidades que elija, si lo estima necesario.

3.- Derecho de opción del trabajador respecto a la modalidad de suscripción del finiquito

Las modificaciones introducidas buscan generar una opción para los trabajadores de acceder a la realización de trámites por medio de herramientas electrónicas.

Por consiguiente, comunicado y otorgado el finiquito de forma electrónica, el trabajador podrá:

a) Aceptar la modalidad y la propuesta finiquito ofrecido por el empleador, suscribiéndolo electrónicamente.

b) Aceptar la modalidad, pero no estar de acuerdo totalmente con la propuesta efectuada por el empleador, consignando una reserva derechos, con el fin de accionar judicialmente contra aquel.

c) Rechazar la modalidad electrónica de finiquito. En este caso procederá que el empleador ponga a disposición del trabajador un finiquito a través de la modalidad presencial.

Con todo, cabe aclarar que el legislador laboral reguló expresamente el derecho del trabajador de aceptar o rechazar la modalidad propuesta por el empleador solo en el caso del finiquito, pues respecto el otorgamiento y suscripción de la renuncia del trabajador como del mutuo acuerdo, estos requieren desde su inicio de la voluntad expresa del trabajador.

4.- Otorgamiento y pago del finiquito electrónico.

En virtud de lo dispuesto en el inciso 3º del artículo 177 del Código del Trabajo, es finiquito electrónico aquel que, habiendo sido otorgado por el empleador, mediante el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo, cumple con la normativa legal correspondiente y fue firmado electrónicamente por el trabajador en el mismo sitio.

Dicho acto jurídico bilateral es el que se considerará, para todos los efectos legales, ratificado ante el inspector del trabajo correspondiente.

Respecto de su contenido, aquel deberá mencionar, como mínimo:

1) La causal de terminación invocada,

2) Los pagos a que dé lugar,

3) Las sumas que hubiesen quedado pendientes, y

4) La reserva de derechos que el trabajador hubiese formulado.

Respecto del punto 3) precedente, resulta necesario tener en consideración que aquella mención se relaciona con la excepción dispuesta en el artículo 55 inciso 1º del Código del Trabajo, en tanto prescribe, que aquellas comisiones devengadas por el trabajador en el período en que se da término al contrato de trabajo, pero que por razones técnicas no sea posible liquidar y pagar en el periodo que se originaron, deberán ser liquidadas y pagadas al periodo siguiente. (Dictamen Nº4814/44 de 31.10.2012)

En dicho caso, si se produce la terminación del contrato de trabajo y por razones técnicas no es posible liquidar y pagar las correspondientes comisiones, estas quedarán pendientes a su correspondiente liquidación y pago, para el período siguiente.

Con relación a la oportunidad para el otorgamiento del finiquito y su ofrecimiento de pago, el inciso 1º del artículo 177 del Código del Trabajo dispone expresamente que deberá hacerse dentro del plazo de 1O días hábiles contados desde la separación del trabajador, debiendo entenderse que ésta se produce el día en que deja de prestar efectivamente los servicios por término del contrato. (Dictamen Nº3866/42 de 07.10.2013)

No obstante lo anterior, en aquellos casos que el trabajador rechace la opción de suscribir electrónicamente el finiquito, el empleador deberá poner a su disposición el respectivo finiquito de manera presencial dentro de aquel plazo de 1O días hábiles contados desde la separación del trabajador o, si aquel plazo ya hubiese expirado, dentro del plazo de 3 días hábiles contados desde el rechazo.

Al respecto, durante la discusión parlamentaria de la ley en análisis, el Subsecretario del Trabajo, señor Fernando Arab, «estimó que la indicación fortalece la protección de los trabajadores, porque exige que el finiquito dé cuenta de las sumas que hubieren quedado pendientes y de la reserva de los derechos que el trabajador hubiere formulado, de modo que el empleador deberá ser prolijo en el contenido del documento».

Respecto del pago de las sumas indicadas, el nuevo inciso 4º del artículo 177 del Código del Trabajo dispone expresamente que la formulación de reserva de derechos por el trabajador al suscribir el finiquito no impedirá en ningún caso el pago de las sumas no disputadas, lo que deberá exigirse al empleador por la Dirección del Trabajo.

Finalmente, será competencia del Servicio de Tesorerías, o a otras entidades que se dediquen a estas actividades de acuerdo a la normativa vigente, la recepción, recaudación y, en su caso, el resguardo, de los pagos correspondientes hasta hacer entrega de los mismos al respectivo trabajador, quienes deberán habilitar los medios electrónicos que sean necesarios para asegurar la correcta ejecución de la transacción, sin que ello implique un costo para el trabajador.

5.- Procedimiento de otorgamiento de finiquito electrónico y facultades de la Dirección del Trabajo

Según se expuso previamente, uno de los objetivos planteados por el Ejecutivo con motivo de la iniciativa legal que adecúa el Código del Trabajo en materia de documentos laborales electrónicos, implica, entre otros, «mejorar los procesos internos de la Dirección del Trabajo, mediante la incorporación de mecanismos tecnológicos de gestión que permitan al Servicio adaptarse a los nuevos tiempos. Para ello, se propone reconocer expresamente en la ley, la validez del finiquito, renuncia y mutuo acuerdo otorgados de manera electrónica en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo».

Con relación al cumplimiento de la normativa legal correspondiente, la acreditación del pago y cumplimiento oportuno e íntegro de las obligaciones por parte del empleador y la forma de efectuar la reserva de derechos por parte del trabajador que así lo desee, el artículo 177 inciso 4º del Código del Trabajo dispone que será competencia de la Directora del Trabajo, mediante resolución, determinar el procedimiento aplicable para el adecuado funcionamiento del otorgamiento y la ratificación del finiquito electrónico.

Dicho mandato legal fue cumplido por la Directora del Trabajo mediante la Resolución Nº1340, de 25.10.2021, la cual se encuentra publicada en la página web de este Servicio.

6.- Reserva de acciones y derechos por parte del trabajador.

La reserva de derechos ha sido conceptualizada por los tribunales de justicia como «un acto jurídico unilateral no recepticio, que la legislación ha reconocido tácitamente como un derecho irrenunciable del trabajador y que lo habilita para interponer las acciones legales para reclamar por la vía judicial del derecho reservado».

En lo que respecta al carácter unilateral de la reserva de derechos, es necesario recalcar que ello se vincula derechamente con la asimetría propia de la relación laboral, que no solamente se da durante su vigencia, sino que también al término de la misma, toda vez que «…la pérdida involuntaria del empleo supone en todo caso un riesgo inmediato y muy concreto de empeoramiento significativo de las condiciones de vida y, en muchos casos, de marginación social’r¡ y dicho estado de dependencia económica del trabajador, puede ser «…capaz de llevarlo a renunciar a ciertos derechos, a fin de obtener el pago inmediato de salarios atrasados…,-e

En respuesta a ello, el legislador laboral dispone expresamente, en los artículos 162 inciso 8º y 177 incisos 3º, 4º y 6º, el derecho del trabajador de dejar a salvo el ejercicio de eventuales acciones judiciales respecto de aquellas materias en la que no se ha logrado llegar a un acuerdo con el empleador, para lo cual no requiere del consentimiento de este último, reserva que deberá efectuarse al momento de suscripción del finiquito y estamparse en cada una de las copias respectivas o en el registro electrónico que corresponda.

Al respecto, resulta necesario resaltar que, según consta de la historia de la Ley Nº21.361, «existe la obligación del empleador … de señalar al trabajador que puede realizar reservas específicas de derecho, conforme a la ley, y la forma en que estas se ejercen».

7.- Poder liberatorio del finiquito debidamente ratificado

Según dispone el inciso final del artículo 177 del Código del Trabajo, el poder liberatorio de un finiquito solo corresponderá a aquellos que las partes concuerden de manera expresa y no se extenderá a aquellos aspectos en que el consentimiento no se haya formado.

En consecuencia, en el evento que un trabajador manifieste una reserva de derechos, ello no alterará la existencia del finiquito, ni lo transformará en un acto diverso, sino que conllevará a que solo se producirá su efecto liberatorio en relación con los aspectos en que las partes expresamente manifestaron su consentimiento.

8.- Documentos laborales electrónicos exentos de vicios.

La renuncia del trabajador, el mutuo acuerdo de las partes y el finiquito, en cuanto su calidad de actos jurídicos, deben ser otorgados de manera libre, espontánea y exenta de vicios.

En concordancia con ello, el legislador laboral, en el inciso 7° del artículo 177 del Código del Trabajo, reconoce expresamente al trabajador la acción de reclamar judicialmente ante los Tribunales de Justicia, en aquellos casos que estime que ha existido a su respecto error, fuerza o dolo.

Dicha acción podrá ser ejercida dentro del plazo de sesenta días hábiles, contado desde la separación del trabajador, lapso que se suspenderá cuando, dentro de éste, el trabajador interponga un reclamo por cualquiera de las causales indicadas, ante la correspondiente Inspección del Trabajo, el cual seguirá corriendo una vez concluido dicho trámite ante la Inspección, pero en ningún caso podrá recurrirse al tribunal transcurridos noventa días hábiles desde la separación del trabajador.

9.- Vigencia de las modificaciones introducidas al Código del Trabajo por la Ley Nº21.361

Al respecto, cabe considerar lo dispuesto en los artículos 6º y 7º del Código Civil, que señalan: «Art. 6º. La ley no obliga sino una vez promulgada en conformidad a la Constitución Política del Estado y publicada de acuerdo con los preceptos que siguen.

Art. 7°. La publicación de la ley se hará mediante su inserción en el Diario Oficial, y desde la fecha de éste se entenderá conocida de todos y será obligatoria.

Para todos los efectos legales, la fecha de la ley será la de su publicación en el Diario Oficial.

Sin embargo, en cualquiera ley podrán establecerse reglas diferentes sobre su publicación y sobre la fecha o fechas en que haya de entrar en vigencia».

Conforme a lo anterior y atendido que la Ley Nº21.361 contiene una disposición transitoria que modifica las reglas generales sobre el efecto de las leyes, deberá atenderse al tenor de esta en lo referido a su vigor normativo. En efecto, el artículo transitorio de la Ley Nº21.361 dispone expresamente que: «Esta ley entrará en vigencia en la fecha de publicación de la resolución señalada en el artículo único, la cual deberá dictarse dentro del plazo de noventa días, contado desde la publicación de esta ley.».

Por lo que, considerando que la ley en análisis, el artículo único de la Ley Nº21.361, modifica el artículo 177, sustituyendo, entre otros, el inciso 4º, el cual indica al respecto lo siguiente: «El Director del Trabajo, mediante resolución establecerá el procedimiento aplicable para el adecuado funcionamiento de la ratificación del finiquito, la renuncia y el mutuo acuerdo en el portal electrónico de la Dirección del Trabajo…».

De esta manera, en virtud de la dictación de la Resolución Nº1340, de 25.10.2021, por parte de la Directora del Trabajo, las modificaciones incorporadas al Código del Trabajo, por parte de la Ley Nº21.361, entraron en vigencia el día 25.10.2021.

Fuente: Departamento de Estudios Transtecnia

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