Los datos históricos no son basura digital

La información de años anteriores no pierde su valor porque haya concluido un ejercicio contable.

Es la memoria económica de la empresa.

Permite acreditar operaciones, justificar decisiones, responder fiscalizaciones, revisar contratos y reconstruir hechos relevantes.

También puede ser necesaria durante un proceso de término de giro, una auditoría, una controversia tributaria o una revisión laboral.

Y si esa información contiene datos personales, su tratamiento debe respetar además las exigencias de protección, seguridad y confidencialidad correspondientes.

Por eso, conservar datos históricos no puede reducirse a mantener archivos almacenados en algún servidor.

Se requiere integridad, disponibilidad, controles de acceso y mecanismos efectivos de recuperación.

Procesar información y custodiarla son servicios diferentes

Creo que ha llegado el momento de distinguir dos necesidades empresariales.

Una cosa es contratar un sistema para procesar la contabilidad y las remuneraciones.

Otra es contratar un servicio para conservar, proteger y consultar la información histórica.

¿Por qué una empresa debería continuar pagando por funcionalidades que ya no utiliza solamente para tener acceso a sus registros anteriores?

La solución podría ser mucho más sencilla.

Al terminar el contrato de procesamiento, el cliente debería contar con alternativas claras: recuperar sus datos en formatos adecuados o contratar un servicio independiente de custodia histórica digital.

Un servicio que permita consultar libros, emitir registros y recuperar antecedentes durante el período acordado, considerando los plazos legales aplicables.

Sin necesidad de seguir procesando nuevas operaciones.

Sin quedar obligado a mantener un software que ya no necesita.

Y sin perder el acceso a su historia.

La libertad digital también exige memoria

La nueva Ley de Protección de Datos Personales refuerza las exigencias aplicables al tratamiento de datos personales, pero no establece por sí sola un servicio obligatorio de custodia contable de seis años a cargo de todos los proveedores.

Ese es precisamente uno de los desafíos pendientes para nuestra industria.

Necesitamos contratos más transparentes, procedimientos de salida claramente definidos y estándares tecnológicos que permitan preservar y recuperar los registros empresariales.

La libertad de cambiar de proveedor debe ir acompañada de la seguridad de conservar la información que la empresa necesita.

Porque una contabilidad moderna no solamente debe ser digital, integrada e inteligente.

También debe ser portable, verificable y recuperable.

Nadie debería convertirse en prisionero de su propia historia contable.

Y dejo una última pregunta:

¿Sabes qué ocurrirá con los últimos seis años de tu contabilidad si mañana terminas el contrato con tu proveedor?

Si nunca lo has preguntado, quizás sea el momento de hacerlo.