¿De quién son los datos de tu empresa? ¿Tuyos, de tu contador o del proveedor del software que utilizas?

Parece una pregunta absurda. Sin embargo, miles de empresarios podrían descubrir que, aun siendo dueños de sus negocios, no tienen la libertad de cambiar de contador o de sistema contable sin enfrentar enormes dificultades para recuperar y trasladar su información.

Durante décadas hemos aceptado una situación que merece ser cuestionada: la información contable, financiera y laboral de una empresa puede terminar prácticamente cautiva de quien la procesa o de la tecnología utilizada para administrarla. Y lo más sorprendente es que muchas empresas ni siquiera son conscientes de esta dependencia hasta que deciden cambiar de proveedor.

Cuando cambiar de contador se convierte en un problema

Imaginemos una empresa que, después de varios años trabajando con una oficina contable, decide contratar a otro profesional. La decisión puede obedecer a múltiples razones: mejorar el servicio, incorporar nuevas tecnologías, reducir costos o simplemente contar con información más oportuna para administrar su negocio. Hasta aquí, todo parece razonable.

Pero entonces aparece la gran pregunta: ¿cómo traslado toda mi contabilidad al nuevo contador? Y comienzan las dificultades.

El antiguo contador puede entregar balances, libros contables y declaraciones tributarias en PDF o planillas Excel. Sin embargo, esos documentos no necesariamente permiten reconstruir la contabilidad ni continuar procesándola en otro sistema. ¿Dónde están los asientos contables históricos?, ¿el plan de cuentas?, ¿los auxiliares?, ¿los movimientos de clientes y proveedores?, ¿las conciliaciones bancarias?, ¿los registros de remuneraciones de los trabajadores?

La información existe, pero muchas veces está almacenada en sistemas que no permiten trasladarla fácilmente. En la práctica, la empresa puede verse obligada a reconstruir información, contratar costosos servicios de migración o resignarse a permanecer con su proveedor actual. Esto tiene un nombre: barreras de salida.

La nueva forma de cautiverio digital

Antiguamente, la contabilidad se llevaba en libros físicos y documentos que permanecían bajo custodia de la empresa o de su contador. Hoy prácticamente toda esa información es digital. El problema no es la digitalización; por el contrario, representa un avance extraordinario.

El problema aparece cuando la información queda almacenada en formatos propietarios, bases de datos cerradas o sistemas que dificultan su exportación y reutilización. Se produce entonces una situación contradictoria: la empresa genera los hechos económicos, asume las responsabilidades tributarias y laborales, paga por el procesamiento de la información y, sin embargo, puede encontrarse con que no dispone de los medios técnicos para trasladar sus registros a otra plataforma.

Es como tener una cuenta bancaria y descubrir que, para cambiar de banco, debemos reconstruir manualmente todos nuestros movimientos históricos. ¿Aceptaríamos semejante situación? ¿Por qué entonces la hemos normalizado en la contabilidad y las remuneraciones?

La Ley de Protección de Datos abre una nueva discusión

Chile está avanzando hacia un nuevo marco de protección de datos personales. La Ley N.º 21.719 incorpora, entre otros derechos, la portabilidad de los datos personales. Su artículo 9 establece, bajo determinadas condiciones, que las personas podrán solicitar y recibir sus datos en formatos electrónicos estructurados y de uso común, que permitan utilizarlos en distintos sistemas. Es un cambio relevante.

Sin embargo, debemos ser precisos: esta disposición se refiere a datos personales y no establece automáticamente la obligación de entregar toda la información contable de una empresa en formatos interoperables. La contabilidad empresarial, los registros tributarios y los antecedentes laborales involucran distintas categorías de información, responsabilidades y obligaciones legales. Por eso, la nueva ley no resuelve por sí sola todos los problemas de migración contable.

Pero introduce un principio que merece extenderse a nuestra discusión empresarial: los datos no deberían convertirse en un instrumento para mantener cautivo a quien legítimamente necesita utilizarlos.

Y aquí surge una pregunta inevitable: si estamos avanzando hacia el reconocimiento de la portabilidad de los datos personales, ¿no deberíamos avanzar también hacia estándares que garanticen la portabilidad de la información contable y laboral de las empresas?