El peligro de administrar una empresa desde una realidad paralela

Nunca habíamos tenido tanta información para administrar una empresa. Planillas electrónicas, informes de gestión, dashboards, Business Intelligence, indicadores en tiempo real, y ahora Inteligencia Artificial. Tenemos más datos, más gráficos y más capacidad de procesamiento que nunca.

Pero quizás estamos haciendo las preguntas en el orden equivocado. Antes de preguntar qué nos dice un indicador, deberíamos preguntar: ¿de dónde salió este número?

La contabilidad llegaba tarde

Durante décadas existió una razón perfectamente comprensible para construir información de gestión fuera de la contabilidad. La contabilidad del mundo Legacy estaba basada en documentos físicos, digitación y procesamiento manual; inevitablemente llegaba tarde. El empresario necesitaba administrar hoy, mientras la contabilidad todavía estaba procesando lo ocurrido ayer.

Entonces aparecieron soluciones paralelas: planillas de ventas, planillas de costos, flujos de caja, presupuestos, reportes comerciales, informes gerenciales. Era necesario. La gestión no podía esperar a que terminara la contabilidad.

El problema es que esa solución terminó convirtiéndose en cultura.

Cambió la tecnología, pero mantuvimos dos mundos

Hoy gran parte de los hechos económicos nace digitalmente: una venta, una factura electrónica, una remuneración, un pago, una transferencia, un movimiento bancario. La información puede capturarse desde su origen, integrarse y procesarse prácticamente en el momento en que ocurre.

Sin embargo, en muchas empresas seguimos manteniendo dos mundos: el mundo contable y el mundo de la gestión. La contabilidad por un lado, y por otro, planillas, reportes, dashboards e indicadores con los cuales realmente administramos.

Entonces aparece un riesgo que pocas veces discutimos: podemos terminar administrando una realidad económica paralela.

Dos resultados para una misma empresa

Imaginemos algo bastante cotidiano. El Estado de Resultados muestra una cifra de ventas, el informe comercial muestra otra, el dashboard muestra una tercera, y una planilla preparada para la reunión de gerencia contiene una cuarta cifra ajustada manualmente. ¿Cuál es la correcta?

Probablemente cada una tenga una explicación: una considera facturación, otra pedidos, otra ventas netas, otra excluye determinadas operaciones. El problema no es necesariamente que sean diferentes; el verdadero problema aparece cuando no podemos explicar y reconciliar esas diferencias.

Porque una empresa puede tener múltiples perspectivas de análisis. Lo que no debería tener son múltiples verdades económicas incompatibles entre sí.

Un dashboard no crea verdad

Los dashboards son extraordinarios, el Business Intelligence también, y la Inteligencia Artificial ampliará enormemente nuestra capacidad para encontrar patrones, analizar información y obtener conocimiento. Pero ninguna de estas tecnologías resuelve por sí sola un problema fundamental: la calidad y procedencia del dato.

Podemos construir un gráfico impecable sobre información incompleta. Podemos generar un indicador en tiempo real desde datos no conciliados. Podemos alimentar Inteligencia Artificial con información proveniente de múltiples planillas manuales.

La presentación puede ser extraordinaria, la tecnología puede ser sofisticada, pero la pregunta seguirá siendo la misma: ¿de dónde salió este número?

Deberíamos poder recorrer el camino completo

En los nuevos tiempos digitales deberíamos aspirar a una cadena mucho más exigente: Hecho económico → Registro → Contabilidad → Información → BI → Conocimiento → Decisión.

Pero esa cadena debería funcionar también en sentido contrario. Si un empresario observa en su dashboard que el margen cayó tres puntos, debería poder comenzar a investigar: ¿qué explica esa caída?, ¿qué productos?, ¿qué clientes?, ¿qué operaciones?, ¿qué costos?, ¿qué documentos?, ¿qué hechos económicos?

Es decir: Decisión ← Conocimiento ← BI ← Información ← Contabilidad ← Registro ← Hecho económico.

Eso es trazabilidad. No solamente saber cuánto ocurrió; poder explicar por qué ocurrió.

La contabilidad debería convertirse en la columna vertebral de la información

Esto no significa que toda la información de una empresa deba estar dentro del sistema contable. Sería absurdo. Ventas necesita información comercial, operaciones necesita indicadores propios, Recursos Humanos necesita información laboral, tesorería necesita proyecciones, la gerencia necesita presupuestos y escenarios.

Pero cuando hablamos de la realidad económica y financiera de la empresa, deberíamos poder relacionar y reconciliar esa información con una base común. La contabilidad puede cumplir ese papel. No como un repositorio donde terminan los documentos, sino como una columna vertebral que conecta los hechos económicos del negocio.